Na czym polega polityka czystego biurka?

Zgodnie z przepisami RODO Administrator Danych Osobowych i podmioty przetwarzające tego typu informacje są zobowiązane do zapewnienia im właściwego poziomu bezpieczeństwa.

Przepisy nie precyzują środków, które mają temu służyć. Polityka czystego biurka stanowi jedno z wielu rozwiązań, służących zapewnieniu właściwej ochrony informacjom w firmach, biurach, przedsiębiorstwach, placówkach służby zdrowia i wielu innych instytucjach.

Co oznacza polityka czystego biurka?

Polityka czystego biurka polega na sformalizowaniu zasad, mających służyć zapewnieniu bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych w firmach. Dane osobowe często stanowią dokumenty, czy zasoby komputerów pozostawionych na biurkach pracowników, szczególnie tam, gdzie są one przetwarzane.

Mogą stać się przedmiotem zainteresowania osób nieupoważnionych, takich jak: ekipa sprzątająca, remontowa, naprawcza, czy konserwująca. Poza tym w biurach często przebywają klienci, czy kontrahenci, a także pracownicy innych działów lub osoby z nimi zaprzyjaźnione, co w kontekście ochrony danych osobowych i w ogóle informacji, budzi wiele wątpliwości, a w pewnych sytuacjach, szczególnie jeśli mamy do czynienia z tajemnicą lekarską jest w ogóle niedopuszczalne.

Prawdziwe problemy mogą się pojawić w sytuacji ujawnienia przez osoby postronne i nieupoważnione informacji wrażliwych lub danych osobowych pozostawionych przez pracownika na biurku lub widocznych na ekranie komputera. Konsekwencje mogą być bardzo poważne, łącznie z wysokimi karami finansowymi.

Jakie są zalety wprowadzenia polityki czystego biurka?

W polityce czystego biurka chodzi o to, aby znajdowało się na nim wyłącznie to, co jest najbardziej w danej chwili potrzebne pracownikowi do pracy. Jej zaletami jest przede wszystkim prostota, niski koszty bliski praktycznie zeru oraz możliwość funkcjonowania w różnego rodzaju instytucjach.

Zasadą jest obowiązek jej przestrzegania przez wszystkich pracowników, którzy mają dostęp do wrażliwych danych osobowych i innych poufnych informacji w firmie, biurze lub innej placówce. Innymi zaletami wprowadzenia polityki czystego biurka jest wdrażanie osób zatrudnionych do przejrzystości podejmowanych działań oraz promowanie porządku, co ma ogromny wpływ na budowanie  pozytywnego wizerunku firmy, jako miejsca dobrze zorganizowanego i właściwie zarządzanego.

Polityka czystego biurka może być elementem wpływającym na ocenę ryzyka bezpieczeństwa danych osobowych i informacji często strategicznych dla firmy. Wprowadzenie tego rodzaju działań przynosi korzyści nie tylko firmie, biuru czy innego rodzaju placówce, ale również jej pracownikom, którzy mają możliwość lepszej organizacji swojej pracy, dzięki uporządkowaniu ważnych dokumentów i ich należytemu zabezpieczeniu.

Likwidację nadmiernej ilości dokumentacji papierowej sprawi, że pracownik nie ma wrażenia przepracowania, konieczności uporządkowania dokumentów, co może powodować nadmierne obciążenie psychiczne. Natomiast osoby zatrudnione budują w oczach  swoich przełożonych wizerunek pracowników dobrze zorganizowanych, profesjonalnych i pracowitych.

Kolejna zaletą wprowadzenia polityki czystego biurka jest zwiększenie efektywności pracy, dzięki lepszej jej organizacji. Idealne do takiej pracy będą biurka i inne meble dostępne na stronie kostrubiec.pl.

Jakie elementy składają się politykę czystego biurka?

Elementem polityki czystego biurka jest nie tylko obowiązek utrzymania czystości na biurkach, ale także ograniczenie papierowej dokumentacji, na której mogą się znajdować dane osobowe i inne poufne informacje.

W ramach tej polityki każdy pracownik ma obowiązek usunąć z biurka wszelkie dokumenty, nad którymi pracował w danym dniu. Dotyczy to również mobilnych nośników informacji, kluczy do szafek i szuflad w biurku, gdzie tego rodzaju dokumenty mogą być przechowywane.

Każda osoba przetwarzająca dane osobowe ma obowiązek wylogowania się z używanych w trakcie pracy programów i wyłączenia komputera, zamknięcia drzwi wejściowych i okien. Jeśli w trakcie pracy musi opuścić pomieszczenie, monitor jej komputera powinien się wygaszać.

Wejście do komputera powinno być zabezpieczone hasłem, a wszelkie dokumenty zawierające poufne informacje powinny być niszczone tylko i wyłącznie w niszczarce. Istotną sprawą jest właściwe ustawienie monitora, aby osoby postronne nie miały do niego wglądu.

Niezwykle ważną sprawą w realizacji polityki czystego biurka jest odpowiednia aranżacja wnętrza oraz wyposażenie w odpowiednie meble biurowe, aby każdy z pracowników mógł swobodnie pracować bez obaw o dostęp osób nieupoważnionych do jego poufnych dokumentów.